Ένα υπόμνημα ή μνημόνιο, είναι ένα μήνυμα προσαρμοσμένο σε ένα συγκεκριμένο κοινό για να το ενημερώσει για κάτι. Τα υπομνήματα είναι ένα γενικό έγγραφο γραφείου, επομένως μπορούν να καλύψουν μια μεγάλη ποικιλία θεμάτων και να διανεμηθούν σε έντυπα αντίγραφα, με φαξ ή με email. Γενικά, η τυπικότητα του σημειώματός σας εξαρτάται από τον οργανισμό στον οποίο εργάζεστε και τη νομική φύση του θέματος. Ένα υπόμνημα ανακαίνισης κτιρίου είναι γενικά για να πει στους ενοικιαστές, τους εργαζόμενους, τους ιδιοκτήτες ή τους εργαζόμενους για μια αναγκαία ανακαίνιση που θα επηρεάσει το περιβάλλον τους. Μάθετε πώς να γράψετε ένα σημείωμα για ανακαινίσεις κτιρίων.
Βήματα
Βήμα 1. Ζητήστε αντίγραφα προηγούμενων μνημονίων
Μπορείτε να αισθανθείτε τον τόνο και την τυπικότητα του οργανισμού σας κοιτάζοντας παραδείγματα προηγούμενων ειδοποιήσεων. Ζητήστε από τον προϊστάμενό σας να παράσχει μόνο εκείνα τα δείγματα που τους ικανοποίησαν.
Βήμα 2. Λάβετε αντίγραφα των στοιχείων επικοινωνίας για όλους όσους επηρεάζονται από αυτό το σημείωμα
Θα πρέπει να στείλετε σε κάθε μέρος ένα αντίγραφο και μπορεί να χρειαστούν μερικές ημέρες ή εβδομάδες για να λάβετε όλες τις απαραίτητες διευθύνσεις ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 3. Συλλέξτε οποιαδήποτε στοιχεία είναι απαραίτητα για να αποδείξετε την ανάγκη για ανακαίνιση κτιρίου
Εάν ένας πίνακας κατοικιών ή διαμερισμάτων έχει εγκρίνει μια πρόταση έγκρισης των ανακαινίσεων, ζητήστε ένα αντίγραφο της κίνησης, ώστε να μπορεί να ζητηθεί ή να διανεμηθεί. Όσο μεγαλύτερη είναι η ανακαίνιση, τόσο περισσότερη απόδειξη θα χρειαστείτε.
Βήμα 4. Καθορίστε προθεσμίες
Για σημαντικές ανακαινίσεις, μπορεί να θέλετε να στείλετε το σημείωμα εκ των προτέρων, ώστε να μπορέσουν να κάνουν τις απαραίτητες εγκαταστάσεις. Εάν η ανακαίνιση είναι της τελευταίας στιγμής, αποφασίστε την ημερομηνία και την ώρα που θα πραγματοποιηθεί, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου για τους ανθρώπους να κάνουν τη διαμονή τους.
Βήμα 5. Γράψτε ένα περίγραμμα του σημειώματός σας
Οποιαδήποτε επιχειρηματική γραφή χρησιμοποιείται για να πείσει τον αναγνώστη για κάτι. Κάτω από τους τίτλους, δημιουργήστε ένα προσχέδιο που περιλαμβάνει το θέμα σημείωσης, την περιγραφή, τις προθεσμίες και τις ημερομηνίες, την απόδειξη και τα στοιχεία επικοινωνίας για συνέχεια.
Βήμα 6. Δομή του σημειώματός σας
Χρησιμοποιήστε το λογότυπο και τη δομή της εταιρείας, εάν πρόκειται για υπόμνημα που δημιουργήθηκε με το όνομα μιας εταιρείας. Ακολουθούν οδηγίες για τη μορφοποίηση μιας σημείωσης:
- Τοποθετήστε το όνομα του αποδέκτη στην επάνω αριστερή γωνία του εγγράφου επεξεργασίας κειμένου. Μπορεί να είναι ένα γενικό ή συγκεκριμένο όνομα, αλλά θα πρέπει να είναι εύκολα αναγνωρίσιμο, έτσι ώστε το άτομο να γνωρίζει ότι το υπόμνημα ανακαίνισης κτιρίου σχετίζεται με αυτά.
- Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το άτομο, τα άτομα ή την εταιρεία που γράφει το σημείωμα. Εάν γράφετε το σημείωμα για ένα τμήμα ή εταιρεία, μπορεί να χρειαστεί να ζητήσετε έγκριση πριν στείλετε το σημείωμα με το όνομα κάποιου άλλου.
- Τοποθετήστε την ημερομηνία παρακάτω. Τα υπομνήματα θα πρέπει να παράγονται αρκετά γρήγορα, επειδή συνήθως ζητούν από κάποιον να λάβει γνώση για κάτι εγκαίρως.
- Γράψτε το θέμα του σημειώματος ανακαίνισης κτιρίου, χρησιμοποιώντας τις καλύτερες δυνατές περιγραφικές λέξεις. Για παράδειγμα, αντί να γράψετε "Θέμα: Ανακαινίσεις κτιρίων", γράψτε "Επισκευή ανελκυστήρων, 30 Αυγούστου 6πμ έως 8πμ."
- Γράψτε το σώμα του μηνύματος. Γράψτε τον σκοπό, γιατί η ανακαίνιση είναι απαραίτητη, γιατί η ανακαίνιση ωφελεί τον αναγνώστη και την απαραίτητη απόδειξη, όπως ο κτιριακός κώδικας ή θέματα ασφάλειας. Να είσαι άμεσος. προσπαθήστε να μην συμπεριλάβετε τη γραφή που δεν υποστηρίζει το μήνυμά σας.
Βήμα 7. Συμπεριλάβετε κουκκίδες ή λίστες, εάν είναι απαραίτητο
Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να διαβάζουν υπομνήματα που δεν αποτελούν μπλοκ κειμένου. Δεδομένου ότι τα υπομνήματα είναι αρκετά ανεπίσημα, μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες με κουκκίδες ή να χρησιμοποιήσετε έντονο κείμενο για να επισημάνετε ένα συγκεκριμένο τμήμα της προθεσμίας ή του σκοπού ανακαίνισης.
Βήμα 8. Επεξεργαστείτε το σημείωμά σας σε 1 σελίδα
Εάν δίνετε ένα σημείωμα σε πολλούς ανθρώπους, ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι θα το διαβάσουν είναι να το κρατήσετε σύντομο. Εάν είναι πολύ μεγάλο και ο σκοπός δεν είναι αμέσως ξεκάθαρος, μπορεί να το αφήσουν μέχρι να έχουν ελεύθερο χρόνο.
Αυτό δεν ισχύει για νομικά μνημόνια και ορισμένα υπομνήματα εταιρειών που περιλαμβάνουν αναφορές κτιρίων ή κινήσεις πινάκων. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πόσο χρόνο περιμένει το κοινό σας
Βήμα 9. Αποδείξτε το σημείωμά σας για ορθογραφικά και γραμματικά λάθη
Εάν οι δεξιότητες γραφής σας δεν είναι ισχυρές, δώστε τις σε έναν ανώτερο ή συνάδελφο που μπορεί να το επεξεργαστεί.
Βήμα 10. Υπογράψτε το γράμμα
Μόλις εγκριθεί, θα θελήσετε να το υπογράψετε και να το χρονολογήσετε για να γίνει επίσημο. Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας όλων όσων μπορούν να απευθύνουν ερωτήσεις στο κάτω μέρος του σημειώματος.
Βήμα 11. Συμπεριλάβετε τα απαραίτητα συνημμένα
Εκτυπώστε αντίγραφα του σημειώματος και συνημμένα για κάθε επαφή σας. Συνδέστε τα στο σημείωμα πριν τα παραδώσετε.
Βήμα 12. Παραδώστε το σημείωμά σας εγκαίρως
Οι άνθρωποι θα χρειαστούν χρόνο για να κάνουν σχέδια κατά τη διάρκεια των ανακαινίσεων, οπότε προσπαθήστε να τους δώσετε τις πληροφορίες όταν ανακοινωθούν.
