Η κατάθεση είναι συχνά απαραίτητη εργασία για τη δουλειά και το σπίτι. Εάν παραλείψετε την κατάθεση για πολύ καιρό, μπορείτε να μαζέψετε μια μεγάλη στοίβα χαρτιού που θα χρειαστεί ώρες ή ακόμα και μέρες για να τακτοποιήσετε. Για να διατηρήσετε την ακαταστασία των εισερχομένων σας, ταξινομήστε τα χαρτιά που λαμβάνετε καθημερινά. Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης που λειτουργεί για εσάς. Χρησιμοποιήστε το σύστημά σας για να ταξινομήσετε έγγραφα έτσι ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση σε σημαντικά έγγραφα όποτε χρειαστεί!
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Χειρισμός της καθημερινής εισροής χαρτιού
Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα κεντρικό κουτί για να κρατήσετε χαρτιά μέχρι να τα ταξινομήσετε
Ένα κεντρικό κουτί είναι όπου τοποθετείτε όλα τα χαρτιά που συναντάτε στο γραφείο σας ή μέσω του γραμματοκιβωτίου σας κάθε μέρα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι μέχρι να έχετε χρόνο να ταξινομήσετε και να χειριστείτε κάθε στοιχείο.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μικρό κουτί από χαρτόνι ως κεντρικό κουτί ή να πάρετε ένα ειδικό κουτί, καλάθι ή δίσκο για το σκοπό αυτό.
- Τοποθετήστε το κουτί στη γωνία του γραφείου σας, σε ένα τραπέζι κοντά στην εξώπορτά σας ή κάπου αλλού ορατό, ώστε να μην το ξεχάσετε.
Βήμα 2. Περνάτε καθημερινά το κουτί και αφήνετε στην άκρη σημαντικά αντικείμενα
Κοιτάξτε κάθε ένα από τα αντικείμενα στο κουτί σας μία φορά την ημέρα για να αναζητήσετε αντικείμενα που απαιτούν την άμεση προσοχή σας. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν λογαριασμούς που θα πληρωθούν σύντομα, προσκλήσεις για πάρτι ή φόρμες ευαίσθητες στο χρόνο. Αφήστε αυτά τα αντικείμενα στην άκρη για να τα φροντίσετε αμέσως.
Μπορεί να θέλετε να πάρετε ένα δεύτερο κουτί σε διαφορετικό χρώμα από το πρώτο κουτί για να βάλετε επείγοντα αντικείμενα. Για παράδειγμα, μπορείτε να πάρετε ένα κόκκινο πλαίσιο για να υποδείξετε ότι πρόκειται για επείγοντα στοιχεία
Βήμα 3. Τοποθετήστε τα στοιχεία που θέλετε να αρχειοθετήσετε σε ένα πλαίσιο αρχειοθέτησης
Κρατήστε ένα τρίτο κουτί δίπλα στο κεντρικό κουτί και το επείγον. Χρησιμοποιήστε αυτό ως σημείο συλλογής για στοιχεία που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να τα διατηρήσετε οργανωμένα μέχρι να είστε έτοιμοι να τα καταθέσετε.
Βεβαιωθείτε ότι αυτό το κουτί έχει διαφορετικό χρώμα από τα άλλα κουτιά. Διαφορετικά, ενδέχεται να ανακατέψετε τα κουτιά
Βήμα 4. Πετάξτε τα περιττά αντικείμενα σε έναν κάδο ανακύκλωσης χαρτιού
Οποιαδήποτε ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή άλλα μη απαραίτητα αντικείμενα που καταλήγουν στο κουτί σας μπορούν να μπουν κατευθείαν στον κάδο ανακύκλωσης. Προσδιορίστε αυτά τα αντικείμενα καθώς κοσκινίζετε τα έγγραφα και τα μεταφέρετε στον κάδο αμέσως για να διατηρήσετε την ακαταστασία του κουτιού σας ελεύθερη.
- Κρατήστε τον κάδο ανακύκλωσης στο πάτωμα, ώστε να μην τον μπερδέψετε με τα άλλα κουτιά σας.
- Εάν κάποιο από τα περιττά αντικείμενα περιέχει προσωπικές πληροφορίες, τεμαχίστε τα πριν τα απορρίψετε.
Μέθοδος 2 από 3: Επιλογή συστήματος αρχειοθέτησης
Βήμα 1. Ορίστε ένα μηνιαίο και ημερήσιο αρχείο εάν έχετε πολλές εργασίες για διαχείριση
Αυτό είναι γνωστό ως σύστημα αρχειοθέτησης Tickler και είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε τι πρέπει να κάνετε κάθε μέρα. Ορίστε ένα φάκελο αρχείων για κάθε μήνα και έναν φάκελο για κάθε ημέρα του μήνα. Στη συνέχεια, εισαγάγετε στοιχεία στα αρχεία. Καταθέστε τα στοιχεία σύμφωνα με τις ημερομηνίες που χρειάζεστε για να τις επεξεργαστείτε.
Για παράδειγμα, εάν πρέπει να πληρώσετε έναν λογαριασμό στις 23 Σεπτεμβρίου, τότε εισάγετε τον λογαριασμό στο φάκελο για εκείνη την ημερομηνία
Βήμα 2. Φάκετε φακέλους αλφαβητικά για να έχετε στη διάθεσή σας σημαντικά έγγραφα
Η αλφαβητική κατάθεση είναι χρήσιμη για την εύρεση αρχείων για μεμονωμένα άτομα, επιχειρήσεις ή θέματα. Αυτό μπορεί να είναι ιδανικό εάν έχετε πολλούς πελάτες και θέλετε να διατηρήσετε ένα αρχείο σε καθένα από αυτά ή εάν θέλετε έναν απλό τρόπο διαχείρισης της κατάθεσης στο σπίτι σας.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει το επώνυμο των ατόμων πρώτα στις ετικέτες αρχείων, όπως "Jones, Susan" ή "Watson, David".
- Αγνοήστε λέξεις όπως "The", "A" και "An" κατά την κατάθεση με όνομα επιχείρησης. Για παράδειγμα, εάν έχετε έναν πελάτη του οποίου η επιχείρηση ονομάζεται "The Cake Goddess", τότε αρχειοθετήστε σύμφωνα με το "C" στο "Cake" και αγνοήστε το "T" στο "The" κατά την κατάθεση.
Βήμα 3. Επιλέξτε ένα αριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης για βραχυπρόθεσμες ανάγκες αρχειοθέτησης
Εάν έχετε ένα βραχυπρόθεσμο έργο για το οποίο θέλετε να διατηρήσετε αρχεία, τότε ένα αριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα. Αυτό συμβαίνει όταν εκχωρείτε έναν αριθμό σε κάθε έγγραφο και τον αρχειοθετείτε σύμφωνα με τον αριθμό. Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι θα πρέπει επίσης να παρακολουθείτε ποιο έγγραφο αντιστοιχεί σε ποιον αριθμό, όπως χρησιμοποιώντας ένα υπολογιστικό φύλλο.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να αντιστοιχίσετε όλα τα στοιχεία που λάβατε την εβδομάδα της 14ης Μαρτίου σε ένα φάκελο αρχείων με την ένδειξη 1, και στη συνέχεια όλα τα στοιχεία για την εβδομάδα της 21ης Μαρτίου σε ένα αρχείο με την ετικέτα 2 κ.ο.κ.
- Μια άλλη επιλογή είναι να επισημάνετε τα αρχεία κατά ημερομηνία και να τα οργανώσετε χρονολογικά. Για παράδειγμα, τα στοιχεία που ελήφθησαν στις 2 Μαΐου 2018 θα μπορούσαν να διατηρηθούν σε ένα αρχείο με ετικέτα 5/2/2018.
Βήμα 4. Κωδικοποιήστε χρωματικά τα αρχεία σας για να κάνετε την εύρεση στοιχείων γρήγορη και εύκολη
Ορίστε ένα χρώμα σε κάθε κατηγορία των αρχείων σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε μια κατηγορία αρχείων με μια ματιά.
- Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε κόκκινο για ιατρικούς λογαριασμούς, μπλε για φόρους και πράσινο για ασφάλιση.
- Για να χρωματίσετε αριθμητικά ή αλφαβητικά αρχεία, αντιστοιχίστε ένα χρώμα σε ένα αριθμητικό ή αλφαβητικό εύρος, όπως να κάνετε τα αρχεία 1-25 ή A-G πράσινα, 25-50 ή H-M μοβ και 50-75 ή N-R κίτρινα.
Βήμα 5. Συμπεριλάβετε πρόσθετες σχετικές πληροφορίες στο φάκελο αρχείων
Η προσθήκη πρόσθετων πληροφοριών για την περιγραφή του περιεχομένου του αρχείου ή οποιασδήποτε απαιτούμενης ενέργειας θα βοηθήσει επίσης στο να καταστήσετε το σύστημα αρχειοθέτησής σας πιο αποτελεσματικό. Για να το κάνετε αυτό, μπορεί να θέλετε να προσθέσετε 1 ή περισσότερα από τα ακόλουθα στοιχεία:
- Αριθμός αρχείου ή όνομα
- Τίτλος αρχείου
- Ημερομηνία ανοίγματος και κλεισίματος του αρχείου
- Όνομα τμήματος ή ομάδας
- Αριθμός εγγραφής υπολογιστή
- Ημερομηνία διάθεσης και τρόπος διάθεσης
Μέθοδος 3 από 3: Οργάνωση εργασιών σε αρχεία
Βήμα 1. Τοποθετήστε το πιο πρόσφατο έγγραφο πάνω από το αρχείο
Χρησιμοποιήστε την ημερομηνία που αναφέρεται στο έγγραφο για να σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό. Αφού έχετε έτοιμα τα αρχεία σας και το σύστημα αρχειοθέτησης σας, μπορείτε να αρχίσετε να τοποθετείτε στοιχεία σε αρχεία. Φροντίζετε πάντα να διατηρείτε τα πιο πρόσφατα έγγραφα για κάθε αρχείο ακριβώς επάνω, ώστε να είναι εύκολη η πρόσβαση σε αυτά.
Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα αρχείο για την ασφάλιση του ιδιοκτήτη του σπιτιού σας, τότε θα θέλατε να τοποθετήσετε το πιο πρόσφατο αρχείο ασφάλισης του ιδιοκτήτη του σπιτιού σας στην κορυφή του αρχείου
Βήμα 2. Κρατήστε συνημμένα τα έγγραφα στα οποία σχετίζονται
Εάν διαθέτετε σχετικές αποδείξεις ή άλλα έγγραφα που πρέπει να φυλάσσονται μαζί με άλλο έγγραφο, φροντίστε να τα έχετε μαζί στο ίδιο αρχείο. Μπορεί ακόμη και να θέλετε να συρράψετε ή να συνδέσετε συνημμένα χαρτιά στο πίσω μέρος του εγγράφου.
Για παράδειγμα, εάν έχετε απόδειξη για την πληρωμή του λογαριασμού ηλεκτρικού ρεύματος, τοποθετήστε το πίσω από τον λογαριασμό σε περίπτωση που χρειαστεί να το αναφέρετε
Βήμα 3. Τοποθετήστε μεγάλα έγγραφα σε ξεχωριστούς φακέλους
Μπορείτε να καταχωρίσετε αυτούς τους φακέλους πίσω από τα αρχεία με τα οποία σχετίζονται. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει μια περιγραφή του περιεχομένου στο μπροστινό μέρος του φακέλου. Αυτό θα βοηθήσει στην εξάλειψη της ακαταστασίας στα αρχεία σας και θα βελτιώσει την αποτελεσματικότητα του συστήματος αρχειοθέτησης.
Για παράδειγμα, εάν έχετε τα σχέδια για ένα έργο στο οποίο εργάζεστε, μπορείτε να τα τοποθετήσετε σε ένα μεγάλο φάκελο
Βήμα 4. Καταθέστε το πρωτότυπο έγγραφο και απορρίψτε τυχόν αντίγραφα
Η μη κατάθεση διπλότυπων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης όταν ψάχνετε για ένα στοιχείο στα αρχεία σας. Αν συναντήσετε διπλότυπα, απορρίψτε τα και καταθέστε μόνο το πρωτότυπο έγγραφο.
Εάν δεν είστε σίγουροι ποιο έγγραφο είναι το πρωτότυπο, τότε ίσως χρειαστεί να αρχειοθετήσετε και τα δύο στοιχεία για να βεβαιωθείτε ότι έχετε το πρωτότυπο. Ωστόσο, προσπαθήστε να μην το κάνετε πολύ συχνά, διαφορετικά τα αρχεία σας θα μαζέψουν γρήγορα
Συμβουλές
- Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν θα καταχωρήσετε ή θα ανακυκλώσετε ένα στοιχείο, διατηρήστε το για 30 ημέρες και στη συνέχεια επανεκτιμήστε το.
- Η σάρωση μη βασικών εγγράφων είναι ένας άλλος καλός τρόπος για να καθαρίσετε την ακαταστασία του χαρτιού διατηρώντας παράλληλα τις πληροφορίες σε ένα έγγραφο σε περίπτωση που τις χρειαστείτε.
