Εάν βρίσκεστε σε επιχειρήσεις ή σχολεία που απαιτούν από εσάς να συνεργαστείτε με πολλούς πελάτες ή έργα, ένα σωστό σύστημα αρχειοθέτησης είναι ζωτικής σημασίας. Υπάρχουν αρκετές μέθοδοι για την κατάθεση εγγράφων, αλλά τελικά το σύστημά σας θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τις ανάγκες σας. Ο καλύτερος τρόπος για να προετοιμαστείτε για ένα αποτελεσματικό σύστημα είναι να κρατήσετε μερικές ημέρες για να εργαστείτε αποκλειστικά στον οργανισμό.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Προετοιμασία για νέο σύστημα αρχειοθέτησης
Βήμα 1. Συγκεντρώστε όλα τα υλικά σας
Πρέπει να συγκεντρώσετε όλα τα έγγραφά σας πριν επιχειρήσετε να ρυθμίσετε ένα σωστό σύστημα. Περάστε από όλες τις τοποθεσίες που μπορεί να έχετε χαρτιά και τοποθετήστε τα όλα σε ένα σωρό. Αφιερώστε χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να υπολογίσετε σωστά όλες τις ενεργές και ανενεργές εργασίες που έχετε.
- Προγραμματίστε εκ των προτέρων καθαρίζοντας έναν χώρο τραπεζιού για να εργαστείτε στα χαρτιά σας.
- Εάν προσαρμόζετε τα χαρτιά κάποιου άλλου σε ένα νέο σύστημα αρχειοθέτησης, αφαιρέστε όλα τα έγγραφα από το τρέχον σύστημα. Θα είναι καλύτερο για εσάς να χειρίζεστε όλα τα έγγραφα και να προετοιμάζεστε για ένα νέο σύστημα.
Βήμα 2. Περάστε όλα τα έγγραφα
Αυτό είναι το δύσκολο μέρος της διαδικασίας, αλλά είναι επίσης ένα κρίσιμο βήμα για να οργανωθείτε. Διαχωρίστε όλα τα αρχεία με βάση το τι είναι, όπως τραπεζικές καταστάσεις, λογαριασμοί πιστωτικών καρτών και πληρωμές υποθηκών. Μπορεί να φαίνεται κουραστικό, αλλά περάστε από κάθε έγγραφο στο σωρό σας για να καθορίσετε με τι δουλεύετε.
- Δεν χρειάζεται να διαβάσετε κάθε έγγραφο, αλλά μια σύντομη περιήγηση θα σας βοηθήσει.
- Οι σημειώσεις μετά την κυκλοφορία είναι καλές για τη σήμανση σημαντικών εγγράφων για τα οποία γνωρίζετε ότι θα χρειαστεί να αφιερώσετε χρόνο.
Βήμα 3. Ρυθμίστε σωρούς
Καθώς αρχίζετε να ταξινομείτε τα χαρτιά σας, θα ήταν χρήσιμο να διατηρείτε τα σχετικά έγγραφα μαζί. Μπορείτε να τοποθετήσετε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τον πελάτη "Nickelback" σε ένα σωρό. Ένα άλλο παράδειγμα είναι να συγκεντρώσετε τη δουλειά σας με βάση μήνες.
- Η αίσθηση της χρονολογικής σειράς θα μπορούσε να είναι χρήσιμη για τις ανάγκες σας κατάθεσης.
- Καθορίστε προτεραιότητες κατά την ταξινόμηση μέσω γραφειοκρατίας. Όταν βλέπετε χαρτιά που είναι εξαιρετικά σημαντικά, τοποθετήστε τα στην κορυφή του αντίστοιχου σωρού τους.
Βήμα 4. Μειώστε όπως κρίνετε κατάλληλο
Ένας άλλος σωρός που μπορείτε να δημιουργήσετε είναι ο σωρός απορριμμάτων. Δεν απαιτείται να πετάξετε ένα σωρό από τα χαρτιά σας, αλλά θα πρέπει να διαχωρίσετε τα ασήμαντα χαρτιά από τους άλλους σωρούς. Θα μπορούσατε ακόμη και να δημιουργήσετε ένα διαφορετικό σωρό όπου θα μπορούσαν να πάνε τυχαία χαρτιά.
Εάν είστε 100% σίγουροι ότι δεν χρειάζεστε κάποια γραφειοκρατία και δεν μπορείτε να σχεδιάσετε έναν βιώσιμο σύνδεσμο με άλλο έγγραφο, απορρίψτε τα. Ελέγξτε με τους ανωτέρους σας εάν σας επιτρέπεται να πετάξετε κάτι πριν συνεχίσετε με κάτι
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε φακέλους μανίλα
Κρατήστε τα πράγματα απλά για τον εαυτό σας χρησιμοποιώντας φθηνούς φακέλους μανίλα. Αυτό δεν θα βλάψει τα χρήματά σας και θα σας επιτρέψει να εκτελέσετε οποιοδήποτε σύστημα αρχειοθέτησης θέλετε. Μπορείτε να πάρετε ένα πακέτο φακέλων μανίλα από οποιοδήποτε κατάστημα ειδών γραφείου.
Βήμα 6. Μεταφέρετε τους σωρούς σας
Χρησιμοποιήστε τους σωρούς που δημιουργήσατε νωρίτερα για να λειτουργήσετε ως οδηγός για τους φακέλους σας. Βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο κάθε φακέλου είναι επίσης οργανωμένο. Μπορείτε είτε να οργανώσετε το περιεχόμενο ενός αρχείου με βάση τη σημασία του κάθε χαρτιού είτε κατά χρονολογία.
- Αποφύγετε να τακτοποιήσετε το περιεχόμενο ενός αρχείου με βάση το αλφάβητο. Η αλφαβητική οργάνωση λειτουργεί πιο αποτελεσματικά για την οργάνωση ομάδων αρχείων.
- Τοποθετήστε τους φακέλους μανίλας σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης καθώς γεμίζετε τους φακέλους.
Μέθοδος 2 από 3: Δημιουργία συστήματος κατάλληλης για εσάς
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε αλφαβητικό σύστημα αρχειοθέτησης
Ένα αλφαβητικό σύστημα αρχειοθέτησης λειτουργεί καλά όταν πρέπει να ανακτήσετε ονόματα ατόμων, πελατών, συγγραφέων, ονόματα ταινιών, βιβλίων κ.λπ. Με την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιείτε όρους που είναι εύκολο να ανακτηθούν, ένα αλφαβητικό σύστημα αρχειοθέτησης είναι συχνά το πιο εύκολο στη χρήση σύστημα.
- Ο καλύτερος τρόπος αρχειοθέτησης και ανάκτησης αρχείων είναι η επισήμανση κάθε αρχείου. Οι φάκελοι της Μανίλα έχουν μια επιπλέον καρτέλα σχεδιασμένη για να επισημαίνει αρχεία που θα διευκολύνουν τη διαδικασία ανάκτησης.
- Εάν χειρίζεστε πελάτες, είναι πιο αποτελεσματικό να αλφαβητίσετε με επώνυμο.
- Εάν έχετε πολλά αρχεία, σκεφτείτε να δημιουργήσετε τμήματα επιστολών που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε. Τα διαχωριστικά τμημάτων είναι μεγάλα και περιέχουν απλώς ένα γράμμα. Μπορείτε επίσης να διαιρέσετε τα γράμματα σε ζεύγη όπως "A-D" ή "F-K".
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε μια τοπική παραγγελία
Όταν εργάζεστε ή σπουδάζετε σε διάφορους θεματικούς τομείς, ένα θέμα ή σειρά θέματος μπορεί να είναι ένας πολύ χρήσιμος τρόπος για την ανάκτηση πληροφοριών. Για παράδειγμα, εάν σπουδάζετε νομικά, θα μπορούσατε να έχετε θεματικούς τίτλους συμβάσεων, συνταγματικό δίκαιο, αδικήματα, διοικητικό δίκαιο, διεθνές δίκαιο κ.λπ.
- Ο καλύτερος τρόπος για να οργανώσετε τις επίκαιρες πληροφορίες είναι μέσω των διαχωριστικών τμημάτων. Προσθέστε ετικέτα στα διαχωριστικά των τμημάτων σας βάσει των περιεχομένων, όπως "Νόμος διαχειριστή".
- Αυτό το σύστημα λειτουργεί καλύτερα εάν έχετε πολλά διαφορετικά θέματα. Εάν όχι, θα μείνετε με ένα ή δύο διαχωριστικά και όχι πολύ οργανωμένο σύστημα.
Βήμα 3. Δοκιμάστε την αριθμητική κατάθεση
Αυτός ο τύπος συστήματος αρχειοθέτησης είναι ιδανικός για αρχεία που περιέχουν ημερομηνίες ή αριθμούς. Για παράδειγμα, εάν έχετε τιμολόγια, αποδείξεις, χρονολογημένα γεγονότα κ.λπ., το αριθμητικό σύστημα μπορεί να κάνει έναν εύκολο εντοπισμό του συστήματος ξανά. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε την επισήμανση μήνα και έτους για αυτήν την επιλογή. Για όσους εργάζονται σε περιβάλλον που χρησιμοποιεί αρίθμηση για έγγραφα όπως ιατρικά αρχεία, νομοθετικά έγγραφα, δικαστικές υποθέσεις κ.λπ., η αρίθμηση είναι μια χρήσιμη μέθοδος ανάκτησης.
- Χρησιμοποιήστε αυτό το σύστημα μόνο εάν βλέπετε άνετα πολλούς αριθμούς και μπορείτε να ανακτήσετε πληροφορίες από αυτούς τους αριθμούς.
- Σημειώστε στις καρτέλες αρχειοθέτησης τους αριθμούς ή τις ημερομηνίες και οργανώστε με βάση την αριθμημένη τιμή. Ξεκινήστε με "1" και οι ακόλουθοι αριθμοί αυξάνουν την τιμή.
- Εάν καταθέτετε μήνες, ξεκινήστε από τον Ιανουάριο και μετακινηθείτε, με τη σειρά, μέχρι τον Δεκέμβριο. Θα επωφεληθείτε από τα διαχωριστικά τμημάτων για κάθε μήνα.
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε κωδικοποίηση χρωμάτων
Αυτό είναι ιδανικό για δημιουργική κατάθεση και είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό για εκείνους με καλή οπτική ανάκληση. Μπορεί να βοηθήσει στη διασταύρωση διαφορετικών θεμάτων με βάση την κωδικοποίηση χρώματος. Μπορείτε να χρωματίσετε οποιονδήποτε από τους προαναφερθέντες τεχνικούς αρχειοθέτησης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό συστημάτων οργάνωσης συνδυάζοντας χρωματικούς κώδικες με άλλο σύστημα.
- Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να προσθέσετε χρώμα στην καθιερωμένη μέθοδο πλήρωσης είναι με τη χρήση επισημάνσεων. Μπορείτε να αγοράσετε μια ποικιλία πακέτων highlighters από οποιοδήποτε κατάστημα ειδών γραφείου.
- Ένας άλλος τρόπος για την εφαρμογή χρωματικής κωδικοποίησης είναι με τη χρήση ποικιλίας έγχρωμων φακέλων.
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε σύστημα συχνοτήτων
Αυτό λειτουργεί καλά για αντικείμενα που χρησιμοποιείτε συνεχώς, αλλά δεν πρέπει να είναι αυτόνομο σύστημα. Πρέπει να τροφοδοτήσει ένα άλλο σύστημα, για παράδειγμα το αλφαβητικό σύστημα. Προσθέστε τις πληροφορίες που χρησιμοποιούνται συχνά σε έναν ομαδοποιημένο χώρο στην περιοχή αρχειοθέτησης σας, ώστε να μπορεί να ανακτηθεί γρήγορα, όπως ακριβώς στο μπροστινό μέρος ενός συρταριού του ντουλαπιού αρχειοθέτησης.
Θα πρέπει να είστε προσεκτικοί ώστε να μην οργανωθείτε χρησιμοποιώντας αυτό το σύστημα. Η διατήρηση του έργου στο οποίο εργάζεστε αυτή τη στιγμή, δεν εγγυάται πάντα έναν αποτελεσματικό οργανισμό
Μέθοδος 3 από 3: Διατήρηση ενός οργανωμένου συστήματος
Βήμα 1. Υποβάλετε αμέσως έγγραφα
Ένας τρόπος για να διασφαλίσετε ότι το σύστημα αρχειοθέτησης λειτουργεί αποτελεσματικά είναι να αρχειοθετήσετε χαρτί καθώς το επεξεργάζεστε. Το σύστημα αρχειοθέτησης δεν πρόκειται να λειτουργήσει εάν αναβάλλετε τα έγγραφα κατάθεσης. Η συνήθεια της κατάθεσης εγγράφων θα βοηθήσει επίσης την παραγωγικότητα και τη ροή εργασίας σας.
Βήμα 2. Διατηρήστε το χώρο σας ενημερωμένο
Κάθε δύο μήνες πρέπει να περνάτε από το σύστημα αρχειοθέτησης και να κάνετε μια σύντομη σάρωση. Δεν απαιτείται να ελέγξετε όλα τα έγγραφά σας όπως κάνατε για τον αρχικό οργανισμό. Ελέγξτε όλα τα αρχεία και βεβαιωθείτε ότι όλα είναι οργανωμένα και στη σωστή θέση.
Μετά τους πρώτους μήνες θα μπορούσατε επίσης να αναλογιστείτε εάν το σύστημα που επιλέγετε λειτουργεί για εσάς
Βήμα 3. Καθαρίστε το χώρο σας
Μία φορά το χρόνο θα πρέπει να κάνετε μεγαλύτερο καθαρισμό του χώρου εργασίας σας. Μπορεί να έχετε κάποια αρχεία που χρησιμοποιείτε τακτικά, αλλά τώρα θα πρέπει να περάσετε από τα άλλα αρχεία που χρησιμοποιείτε λιγότερο. Ανοίξτε τα αρχεία που χρησιμοποιείτε λιγότερο και διαβάστε όλα τα έγγραφά σας για να δείτε αν υπάρχουν περιττά χαρτιά.
Βγάλτε όλα τα αρχεία και σκουπίστε το ντουλάπι με ένα υγρό πανί για να αφαιρέσετε τη συσσώρευση σκόνης
Συμβουλές
- Αυτές οι αρχές μπορούν επίσης να ισχύουν για υπολογιστές ή άλλες ομάδες ηλεκτρονικών αρχειοθέτησης.
- Χρησιμοποιήστε ένα ευρετήριο για αρχεία που δεν τοποθετούνται αλφαβητικά. Αυτό πρέπει να είναι αλφαβητικά διατεταγμένο έτσι ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα τα αρχεία σας με κάθε τρόπο. Τοποθετήστε αυτό το ευρετήριο στο μπροστινό μέρος του αρχείου.
- Ξεκινήστε με εκκαθάριση και ταξινόμηση των σωρών χαρτιών σας και χρησιμοποιήστε τις σημειώσεις post-it για ταξινόμηση σε κατηγορίες και, στη συνέχεια, σε υποκατηγορίες.
- Είναι χρήσιμο να έχετε ένα διαφορετικό αρχείο για αντικείμενα που δεν ταιριάζουν καθόλου αλλού.
