Λίγα πράγματα είναι πιο σημαντικά για ένα γραφείο χωρίς προβλήματα από ένα σύστημα αρχειοθέτησης που λειτουργεί. Είτε είστε ο μόνος που έχετε πρόσβαση σε αρχεία είτε μοιράζεστε με ένα προσωπικό, το σύστημα αρχειοθέτησης που επιλέγετε πρέπει να είναι οργανωμένο, ώστε όλοι να μπορούν να βρουν αυτό που ψάχνουν. Εάν το σύστημα αρχειοθέτησης είναι δύσκολο να χρησιμοποιηθεί, θα κολλήσετε σε χαρτιά από φόβο μήπως τα χάσετε στα αρχεία και σύντομα θα έχετε σωρούς χαρτιών που καλύπτουν το γραφείο σας.
Βήματα
Βήμα 1. Αποφασίστε για ένα σύστημα αρχειοθέτησης
Ό, τι κι αν είναι, πρέπει να έχει νόημα, οπότε θα γνωρίζετε ακριβώς πού βρίσκεται κάθε κομμάτι χαρτί. Οι επιλογές σας είναι:
- Αλφαβητικός. Αυτό το σύστημα είναι καλύτερο όταν τα περισσότερα από τα αρχεία σας πρόκειται να είναι ονόματα πελατών, ασθενών ή πελατών.
- Θέμα ή κατηγορία: Τα περισσότερα συστήματα αρχείων οργανώνονται ανά θέμα ή κατηγορία, το οποίο λειτουργεί καλά όταν ρυθμίζεται σωστά, αλλά μπορεί επίσης να είναι το πιο μπερδεμένο όταν δεν είναι.
- Αριθμητική/Χρονολογική. Αυτό είναι καλύτερο όταν τα αρχεία σας αποτελούνται κυρίως από αριθμημένο ή παρωχημένο υλικό, όπως παραγγελίες αγοράς ή αποδείξεις.
Βήμα 2. Γεμίστε τα συρτάρια αρχείων με κρεμαστούς φακέλους
Οι κρεμασμένοι φάκελοι δεν θα αφαιρεθούν ποτέ, λειτουργώντας ως συγκρατητήρες για τους φακέλους της μανίλας που θα αφαιρέσετε από το συρτάρι.
Βήμα 3. Ταξινομήστε τα χαρτιά σας σε σωρούς κατά κατηγορία
Εάν ένας σωρός φτάνει περισσότερο από μία ή δύο ίντσες, χωρίστε τον σε υποκατηγορίες. Εάν ένας σωρός είναι πολύ λεπτός, συνδυάστε τον με έναν άλλο σωρό και μετονομάστε τον. Τα ονόματα των πασσάλων θα πρέπει να διευκολύνουν τον προσδιορισμό σε ποιο σωρό μπαίνει κάθε κομμάτι χαρτί.
Βήμα 4. Τοποθετήστε κάθε σωρό σε φάκελο μανίλα και επισημάνετε τον με σαφήνεια
Είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε φακέλους με καρτέλες που βρίσκονται στο κέντρο και όχι κλιμακωτές, επειδή κάνει τα αρχεία να φαίνονται πιο καθαρά.
Βήμα 5. Τοποθετήστε τους φακέλους μανίλα στους αναρτημένους φακέλους
Για τα περισσότερα αρχεία, οι κανονικοί αναρτημένοι φάκελοι θα λειτουργήσουν, αλλά για παχιά αρχεία ή αρχεία που έπρεπε να χωρίσετε σε υποκατηγορίες, χρησιμοποιήστε φακέλους κάτω πλαισίου. Μπορείτε να παραγγείλετε τους φακέλους όπως θέλετε, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν αλφαβητικό σύστημα σε αυτό το σημείο.
Βήμα 6. Επισημάνετε τους κρεμασμένους φακέλους με τα ίδια ονόματα με τους φακέλους μανίλα
Τοποθετήστε όλες τις πλαστικές γλωττίδες στα αριστερά του φακέλου, εκτός εάν χρησιμοποιείτε πλευρικό πίνακα αρχείων. Για πλευρικά αρχεία, τα οποία τρέχουν από αριστερά προς τα δεξιά όταν ανοίγετε το συρτάρι και όχι εμπρός προς τα πίσω, τοποθετήστε τις καρτέλες στη δεξιά πλευρά.
Βήμα 7. Τοποθετήστε έναν φάκελο κρεμασμένων και μανίλα κοντά στα αρχεία, ώστε να μπορείτε εύκολα να προσθέσετε ένα φάκελο αν βρεθείτε με ένα κομμάτι χαρτί που δεν ανήκει σε υπάρχοντα φάκελο
Αποφύγετε τους φακέλους που είναι πολύ χοντροί ή πολύ λεπτοί. Μπορεί επίσης να θέλετε να επανατοποθετήσετε φακέλους και να αναδιανείμετε χαρτιά εάν αποφασίσετε ότι πρέπει να επανακατηγοριοποιήσετε.
Βήμα 8. Στο τέλος του έτους, αφαιρέστε όλους τους φακέλους, επισημάνετε νέους φακέλους μανίλα με τα ίδια ονόματα κατηγορίας και τοποθετήστε τους στα αρχεία
Μεταβείτε στους παλιούς φακέλους για να δείτε εάν κάτι πρέπει να μεταφερθεί στα τρέχοντα αρχεία και τοποθετήστε τα υπόλοιπα στο αρχείο σας.
Συμβουλές
Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να κωδικοποιήσετε χρωματικά τα αρχεία σας, να χρησιμοποιήσετε τον υπολογιστή σας για να εκτυπώσετε ετικέτες αρχείων ή αλλιώς να κάνετε τα αρχεία σας πιο ελκυστικά. Ωστόσο, όταν πρέπει να κάνετε μια αλλαγή, όπως η προσθήκη ενός μόνο φακέλου, θα είστε δυσαρεστημένοι εάν διαπιστώσετε ότι δεν έχετε τους σωστούς φακέλους χρωμάτων ή πρέπει να γράψετε με το χέρι μια ετικέτα αρχείου. Είναι καλύτερο να κρατάμε τα πράγματα απλά
Προειδοποιήσεις
- Ποτέ μην δημιουργείτε ένα σωρό για ό, τι δεν μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε, γιατί όλα θα καταλήξουν εκεί.
- Αφού δημιουργήσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης, πρέπει να συμβαδίσετε με την κατάθεσή σας. Αφιερώστε χρόνο κάθε μέρα για να πάρετε χαρτιά από το γραφείο σας και να τα αρχειοθετήσετε. Αντισταθείτε στον πειρασμό να ορίσετε ένα καλάθι αρχειοθέτησης πάνω από τα αρχεία σας, γιατί απλά θα το γεμίσετε και θα γίνει ένα άλλο αρχείο.
